Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 Rozporządzenia PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO)

Skąd mamy Twoje dane?

Otrzymaliśmy je od Ciebie przy zawarciu umowy najmu, którą podpisałaś/podpisałeś jako Najemca oraz w trakcie trwania tej umowy.

Kto i jak przetwarza dane osobowe?

Administratorem danych osobowych jest wynajmujący – firma To Be Rent Aneta Berent. To oznacza, że odpowiada za wykorzystanie danych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami.

Na jakiej podstawie i w jakim celu wykorzystujemy Twoje dane?

Twoje dane osobowe zostały powierzone Administratorowi przy zawarciu umowy najmu i są przetwarzane na następujących podstawach:

a. na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. b RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Mówiąc konkretnie, Twoje dane potrzebne są do wykonywania wszystkich czynności związanych z realizacją umowy najmu, na podstawie której jesteś najemcą mieszkania, w szczególności do dokonywania rozliczeń czynszu i opłat ze media, wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych, przygotowywania dokumentów związanych z wykonaniem umowy (protokoły, monity, korespondencja), wykonywania wizyt przez pracowników firm współpracujących, prowadzenia korespondencji i kontaktu telefonicznego. W przypadku, gdy po stronie wynajmującego powstaną roszczenia związane z nieprawidłowym wykonaniem umowy przez najemcę, Twoje dane mogą być również wykorzystane do dochodzenia roszczeń przed sądem, w tym przekazane prawnikom w celu dochodzenia roszczeń. Tak samo może się stać w przypadku obrony przed roszczeniami zgłaszanymi przez Ciebie.

b. na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. f RODO ponieważ przetwarzanie może być konieczne dla dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi z umową najmu.

c. Jeżeli udzieliłeś takiej zgody w umowie najmu – na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. a RODO, Twoje dane osobowe są wykorzystywane w celu:
– przedstawienia Ci oferty przedłużenia najmu oraz przeprowadzenia z Tobą ankiety dotyczącej wykonywanej umowy.

Jakie dane osobowe są przetwarzane?

Administrator przetwarza dane jakie uzyskał od Ciebie przy podpisaniu umowy najmu oraz w trakcie jej obowiązywania. Dane te są przetwarzane w celach i na podstawach opisanych powyżej.

Jakie masz uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?

Zapewniamy ochronę wszystkich Twoich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Szczegółowo Twoje prawa zostały opisane w art. 15 – 21 RODO.
Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (wcześniej Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, adres, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Administrator może udostępniać dane osobowe podwykonawcom wspierającym ją przy wykonywaniu usługi najmu (tj. prawnicy, usługodawcy IT, księgowość, konserwatorzy, dostarczyciele przesyłek i inni zaufani partnerzy). Każdy z podmiotów, którym dane zostały udostępnione zobowiązany jest do ich ochrony na podstawie przepisów RODO.
Na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa oraz w ich granicach możemy też przekazać Twoje dane osobowe organom publicznym m.in. walczącym z oszustwami i nadużyciami.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas obowiązywania umowy najmu zawartej z Tobą oraz dalej do upływu 3 miesięcznego terminu liczonego od łącznego zaistnienia następujących zdarzeń: 1) zakończenie umowy, 2) wydanie przedmiotu najmu i sporządzenie protokołu odbiorczego, 3) całkowite rozliczenie umowy, w tym opłat czynszowych i eksploatacyjnych, 4) upływ terminów wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przechowujemy zatem Twoje dane dopóki umowa nie zostanie całkowicie wykonana, rozliczona i nie minie obowiązek przechowywania danych ze względu na przepisy podatkowe. Niezależnie od powyższej zasady w sytuacji konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z umową najmu, dane osobowe mogą być zachowane na okres przedawnienia czyli dziesięciu lat.

Czy przekazanie danych jest dobrowolne i warunkuje zawarcie umowy?

Przekazanie danych osobowych jest dobrowolne w tym sensie, że następuje na podstawie swobodnej decyzji osoby uprawnionej. W razie niepodania wszystkich danych osobowych Administrator (wynajmujący) może natomiast nie zawrzeć umowy najmu.
Udzielenie zgody na przetwarzanie danych w pozostałym zakresie jest dobrowolne i nie warunkuje zawarcia umowy.

Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Możliwe jest korzystanie przez Administratora ze zgodnych z wymogami RODO rozwiązań IT dostarczanych przez podmioty znajdujących się w USA, tj. następujących rozwiązań: Google Drive, których operatorzy przynależą do porozumień uznawanych przez Komisję Europejską za spełniające odpowiedni poziom ochrony (zgodnie z wymogami określonymi w Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE – USA/ Privacy Shield Framework) lub innych podmiotów co do których odpowiedni poziom ochrony zapewniony jest za pomocą prawnie wiążącego i egzekwowalnego instrumentu między organami lub podmiotami publicznymi; wiążących reguł korporacyjnych zgodnie z art. 47 RODO, standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję; standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez organ nadzorczy i zatwierdzonych przez Komisję zgodnie z procedurą sprawdzającą; zatwierdzonego kodeksu postępowania z wiążącymi i egzekwowalnymi zobowiązaniami administratora lub podmiotu przetwarzającego w państwie trzecim do stosowania odpowiednich zabezpieczeń, w tym w odniesieniu do praw osób, których dane dotyczą; zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji wraz z wiążącymi i egzekwowalnymi zobowiązaniami administratora lub podmiotu przetwarzającego w państwie trzecim do stosowania odpowiednich zabezpieczeń, w tym w odniesieniu do praw osób, których dane dotyczą.
W innych przypadkach nie przewiduje się przekazywania danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Czy dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany lub profilowany?

Twoje dane nie będą przetwarzane poprzez zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani w formie profilowania.

Kontakt i informacje

Administrator danych osobowych:
Aneta Berent
Adres korespondencyjny: To Be Rent, Kańskiego 9B/3, 81-603 Gdynia
email: aneta@toberent.com