Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

Kim jesteśmy

Administratorem strony www.toberent.com oraz Państwa danych osobowych jest To Be Rent Aneta Berent z siedzibą w Gdańsku pod adresem: Al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk, NIP 7732275639.

Z Administratorem można się skontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany powyżej lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej: contact@toberent.com

Skąd mamy Państwa dane?

Otrzymaliśmy je od Państwa podczas wypełniania formularza, przetwarzania zgód RODO lub podczas kontaktu telefonicznego (rozmowa/sms) oraz mogliśmy je pozyskać z innych źródeł jak portale internetowe na których wystawialiście Państwo swoje ogłoszenia.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych przez To Be Rent?

1. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów przede wszystkim w celu zawarcia i wykonania umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, w tym w celu przedstawienia ofert sprzedaży/kupna/wynajmu/najmu nieruchomości – podstawa prawna to art. 6 ust. 1 lit. b. RODO; w powyższej sytuacji dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy pośrednictwa oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy pośrednictwa lub okres przechowywania dokumentacji związanej z wykonaniem umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wymaganym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

2. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów również w celu wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na Administratorze w ramach dokonania rozliczeń umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, np. wystawienia faktury – podstawa prawna to art. 6 ust. 1 lit. c. RODO;. w powyższej sytuacji dane osobowe przetwarzane są przez okres wymagany przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

3. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów także w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi – podstawa prawna to art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w powyższej sytuacji dane osobowe przetwarzane są przez ustawowo określony czas przedawnienia roszczeń.

4. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów – na podstawie ich odrębnej zgody – także w celach marketingowych – podstawa prawna to art. 6 ust. 1 pkt a) RODO; w powyższej sytuacji dane osobowe przetwarzane są przez okres zawarty w zgodzie wyrażonej dobrowolnie przez Klienta albo do dnia cofnięcia zgody przez Klienta, co nie wpływa na poprawność i legalność czynności przetwarzania danych dokonane do dnia cofnięcia zgody.

Na czym polega przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych jest wykonywane przez Administratora w formie papierowej i w formie elektronicznej.

Administrator przetwarza dane osobowe swoich klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zachowując wymogi poufności, przy czym dane osobowe Klientów są chronione poprzez zastosowanie odpowiednich środków (technicznych, fizycznych oraz organizacyjnych) zgodnych ze standardem rynkowym, w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, zapobiegania nieuprawnionemu użyciu czy dostępowi do danych osobowych, jak również zapobiegania naruszeniu ochrony danych (incydentowi bezpieczeństwa).

Czy muszą Państwo podać nam swoje dane osobowe?

Podanie Państwa danych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z wykonaniem wszystkich czynności związanych z realizacją umowy przez Administratora.

Zgodnie z Art. 36. 1.  ustawy AML (anti money laundering) o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy Pośrednicy w obrocie nieruchomościami  mają obowiązek identyfikacji klienta 

 Identyfikacja klienta polega na ustaleniu w przypadku: 

Osoby fizycznej: 

a)  imienia i nazwiska,

b)  obywatelstwa,

c)  numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności
(PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru
PESEL, oraz państwa urodzenia,

d)  serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,

e)  adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez
instytucję obowiązaną,

f)  nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu
głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej –
w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą; 

Osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości
prawnej: 

a)  nazwy (firmy),

b)  formy organizacyjnej,

c)  adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,

d)  NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, rejestru
handlowego oraz numeru i daty rejestracji,

e)  danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby
reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Ponadto adresy administracyjne nieruchomości i inne dane dotyczące tych nieruchomości niezbędne do realizacji umów, numer rachunku bankowego oraz informacje dotyczące dokonywanych przez Klienta płatności.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Państwa podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. 

Z kim dzielimy się danymi

W zależności od celu przetwarzania Państwa danych, odbiorcami mogą być:

  1. Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa np. gdy wystawimy Państwu fakturę,
  2. Podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora np. dostawcom usług informatycznych, usług księgowych, kadrowo-płacowych, prawnych i doradczych, podmiotom, które świadczą na naszą rzecz usługi marketingowe lub hostingu strony internetowej, a także innym podmiotom przetwarzającym dane w celu określonym przez Administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem,
  3. Osoby będące stronami umów zawieranych przez Klientów,
  4. Pracownicy uprawnionych organów administracji publicznej, jeżeli zwrócą się do Administratora w związku z realizowanymi przez nich zadaniami.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

Formularze kontaktowe

Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do skontaktowania się z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Dane osobowe są przetwarzane:

  • w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz (podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych (podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez Użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Portale społecznościowe

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, Google +, Pinterest). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów, a także w celu komunikacji z użytkownikami za pośrednictwem funkcjonalności dostępnych w mediach społecznościowych (podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes art. 6 ust. 1 lit. f RODO polegający na promowaniu własnej marki oraz budowaniu i utrzymaniu społeczności związanej z marką.)

Jakie mają Państwo prawa do swoich danych

Zgodnie z rozporządzeniem RODO przysługują Państwu następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych osobowych,
  • prawo do sprostowania danych osobowych,
  • prawo do usunięcia danych osobowych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych,
  • prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli takową zgodę wyraziłeś.

Zasady związane z realizacją powyższych praw zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO.

Realizację praw umożliwiamy za wykorzystaniem kontaktu wskazanego w sekcji Kim jesteśmy. Realizacja Państwa praw będzie realizowana ze szczególną uwagą, a o podjętych działaniach zostaniesz poinformowany niezwłocznie, lecz nie później w ciągu jednego miesiąca.

Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora niezgodnie z przepisami RODO.